¿Son los directivos realmente conscientes de las necesidades tecnológicas de sus equipos?

Cuando el área de TI no existe, pero las necesidades tecnológicas sí

Hace algún tiempo, junto al equipo de General Software, visitamos a una empresa cliente para implementar una solución tecnológica muy específica: un drive privado empresarial.

Se trata de una herramienta similar a servicios conocidos como Google Drive o OneDrive, pero instalada directamente en la infraestructura del cliente. Esto permite contar con almacenamiento propio, sin límites de usuarios o espacio impuestos por proveedores externos, y con un esquema de pago único en lugar de suscripciones mensuales.

Después de analizar la situación con la junta directiva, llegamos a una conclusión clara: dado que la empresa ya contaba con su propia infraestructura tecnológica, resultaba más rentable implementar esta solución interna que mantener pagos recurrentes a largo plazo por servicios externos.

El contrato se formalizó un martes y, gracias a la agilizad del equipo de General Software, para el miércoles en la mañana ya la solucion estaba completamente implementada en el servidor del cliente. Ese mismo día nos encontramos en sus oficinas realizando la configuración en los equipos de cada usuario.

Como sucede con herramientas de sincronización tipo drive, cada computador debía instalar una aplicación que conecta una carpeta local con el servidor central, permitiendo compartir archivos entre distintos usuarios de la empresa.

Hasta ese momento, todo marchaba según lo planeado.

Sin embargo, durante el proceso de configuración comenzó a ocurrir algo interesante. Cada vez que llegábamos al puesto de trabajo de algún empleado para configurar la aplicación, aparecía una nueva pregunta:

• “¿Podrían ayudarme con este problema de impresión?”
• “Mi computador está muy lento, ¿podrían revisarlo?”
• “Creo que mi equipo tiene un virus.”
• “No puedo conectarme bien a la red.”
• “El Office no me está funcionando correctamente.”

Los problemas eran variados: impresoras, virus, lentitud del sistema, errores de software y fallos de conexión. Situaciones bastante comunes en cualquier entorno corporativo.

Evidentemente, ese tipo de soporte no hacía parte del alcance del proyecto contratado. Aun así, siempre que fue posible y sin afectar nuestro cronograma de trabajo, intentamos ayudar al personal con pequeñas soluciones rápidas.

Fue entonces cuando entendimos que, detrás de una implementación tecnológica puntual, existía algo más: una necesidad constante de soporte informático básico dentro de la organización.

Unos dias después realizamos la reunión de cierre del proyecto con la junta directiva para presentar el informe de ejecución. Durante esa conversación surgieron varios temas adicionales, y entre ellos propuse que General Software pudiera apoyar a la empresa también como proveedor de soporte técnico.

Sin embargo, la respuesta de la junta directiva fue inesperada. Según su percepción, ese tipo de problemas prácticamente no ocurrían en la empresa, por lo que no consideraban necesario contratar un servicio adicional de soporte.

En ese momento quedó claro que el problema no era técnico, sino de comunicación interna. Muchos empleados resolvían sus inconvenientes tecnológicos por cuenta propia o con ayuda de compañeros, por lo que estos problemas nunca llegaban a los niveles directivos.

En consecuencia, los responsables de tomar decisiones simplemente no tenían visibilidad sobre una necesidad real que existía dentro de la organización.

Este tipo de situaciones puede generar dos efectos importantes: frustración en los empleados y pérdida de tiempo productivo para la empresa.

De esta experiencia surgieron dos reflexiones. Si eres empleado y enfrentas una situación similar, es importante comunicar las dificultades de manera adecuada y constructiva.

Y si eres directivo o líder dentro de una empresa, vale la pena recordar que no todos los problemas llegan automáticamente a los niveles más altos de la organización. A veces basta con conversar directamente con los equipos de trabajo para descubrir necesidades que no aparecen en los reportes formales.

Al final, la gestión empresarial consiste en encontrar un equilibrio: cubrir las necesidades operativas al menor costo posible sin sacrificar la calidad del trabajo ni el bienestar del equipo.